长沙国际工程机械展，作为一个纯粹由中国人自己家门口打造的世界级工程机械展会，在展会规模、观众人数、参展世界50强企业数量、展会影响力，比肩全球三大工程机械展。展览面积30万㎡、参展人数30万人次；2023年预计落地总接待专业观众约14800人，其中接待国际专业观众约900人，接待国内专业观众约13900人；展会期间活动包括：会见、开幕式、巡馆、多个会议、论坛以及观展、企业参观等。现对长沙经开区力都展览2023长沙国际工程机械展览会会务服务一标段项目进行竞争性磋商采购。
二、相关标准：现行国家法律法规及行业标准
三、技术规格：1、服务期限：合同签订之日起至成交供应商出具结算报告后经采购人同意，并配合采购人完成展会后期资料整理工作，展后服务时间约三个月。
2、按照采购人需求，做好会务接待现场管理与组织实施执行整体方案及分子服务方案。
3、配合采购人对项目的接待酒店、场馆、会议室、休息室、餐饮点、动态路径踩线考察并设计合理规划方案。
4、供应商为此项目配备人员要求：前期驻场人员配备预计18人；其中10人应负责本项目全过程服务并不得更换。后期人员配备以采购人要求为准，成交供应商在接到采购人要求后，必须立即回应，2小时内执行。
5、负责对接各接待酒店（预计60家酒店，其中400-600人住宿酒店约10家，含2-3家重宾酒店，200-300人住宿酒店约40家，200人以下住宿酒店约10家，部分酒店需安排自助晚餐）、车队（预计用车量：大巴车及考斯特300台次/天*5天，用于接送机、酒店接驳、场馆循环接驳等。商务车、小车70台次/天*5天，用于重宾落地接待）、餐饮供应商（酒店餐厅、场馆盒饭供应商）、茶歇供应商（8场茶歇）等的前期筹备、协调、配合工作。
6、根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。
7、负责各板块接待人员的组织、培训。
8、配合采购人提供及汇报项目筹备、数据、执行等方面的政务协助。
9、负责参会、参展嘉宾的接待服务（落地吃住行人数预计1.48万，3天2晚）。
10、负责项目展期的公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约1.5万人每天）。
11、负责接待酒店的相关接待流程及服务。
12、负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计国内重宾400人，国外重宾900人，其中一对一接待人数约60人）。
13、负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。（展后3个月内完成）。
14、安全高效的处理突发事件：随时做好临时性会务的接待任务。
15、负责会务接待各项物料的设计、统筹工作。
16、配合采购人要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。
四、交付时间和地点：服务期限：合同签订之日起至成交供应商出具结算报告后经采购人同意，并配合采购人完成展会后期资料整理工作，展后服务时间约三个月。
服务地点：采购人指定地点
五、服务标准：1、报价范围包括：筹备期对接及前期驻场费用、执行服务类的人员费用、物料设计费、管理（服务）费用、税费等所有与会务服务相关的工作费用。
2、报价范围不含酒店住宿费用、车辆费用、嘉宾茶歇费用、会场租赁费用、嘉宾餐饮费、物料制作费、翻译费。采购人后期增加活动场次的，经采购人和成交供应商双方协商决定。
3、成交供应商派专人对接项目筹备需求。成交供应商于展前60天安排主要工作人员在采购人办公地驻场办公，筹备期和执行期主要团队成员需与响应文件内一致，不得更换。
4、成交供应商工作人员住宿自理，驻场人员工作餐由采购人负责提供；非驻场人员工作餐由成交供应商负责。
5、成交供应商须为其项目执行过程中所有工作人员购买工伤保险和意外保险，服务期间发生的任何意外事故，均由成交供应商负责。成交供应商人员在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三人人身和财产损害，成交供应商应承担相应的责任。
6、保密责任：成交供应商及工作人员在履行合同过程中所知悉的涉及甲方信息资料包括但不限于嘉宾名单、住宿名单、重要客人日程安排、内部会议资料、合同资料、会议方案、公司其他资料等，未经采购人书面同意，成交供应商不得泄露或用于其他目的。如成交供应商违反保密责任，须赔偿由此给采购人造成的一切损失。保密期限不受合同期限限制。
7、成交供应商执行工作不符合本合同约定或甲方批准的方案的，如出现漏项或错项等，每发生一次，除该项费用不予支付外，应向采购人支付该项单价费用的10%作为赔偿；发生如下情况之一，视为成交供应商重大违约，采购人有权单方解除本合同并不予支后续费用，且采购人有权要求成交供应商支付合同总金额20%的违约金，违约金不足以弥补实际损失的，按实际损失赔偿：
（1）工作进度缓慢将会导致展会无法按期举办的；
（2）未在约定的时间提供服务的；
（3）发生人身或者财产等安全事故且成交供应商负有责任的；
（4）未经采购人书面同意，成交供应商以采购人或2023国际工程机械展览会名义对外从事与本合同履行无关的任何行为的；
（5）未按照采购人审核的策划及执行方案实施且经通知不予整改的；
（6）服务质量、效果明显不能达到采购人要求的或者出现投诉的或造成其他不良影响；
（7）存在其他违约行为，经通知后不予整改的。
8、成交供应商应按合同及采购人要求提供经采购人认可的工作报告或验收报告以及结算资料。如因成交供应商未按时提供资料，导致结算迟延、付款迟延，采购人不承担任何责任。
9、双方应依法遵守关于禁止商业贿赂行为的规定，坚决拒绝商业贿赂、行贿及其他不正当商业行为。
10、如发生疫情、自然灾害、政府行为等不可抗力导致合同不能履行的情况下，双方均不构成违约，如成交供应商已履行部分合同义务的，双方根据对成交供应商已实际完成的工作量及实际支出费用进行核算，多退少补。
六、验收标准：由采购人组织验收，验收前，成交供应商提供工作报告或验收报告，并经采购人验收合格，工作报告或验收报告作为付款凭证之一。
七、其他要求：1、付款人：湖南力量之都国际展览有限公司；
2、付款方式：本项目按实结算。合同签订后，支付合同款项100000元；展会前15天支付合同款项400000元；展会顺利结束，展后服务期届满，展后资料整理工作顺利完成，无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷等，成交供应商提供的经采购人验收合格的验收总结报告且双方办理完毕费用结算并成交供应商提供相应金额的增值税专用发票和请款报告后两个月内支付剩余全部费用，具体付款时间以采购人内部审批程序完成以及验收报告、结算资料通过为准（以上付款均不计息）。
3、供应商承诺中标后现场执行人员具有导游资质50人以上，同步人员清单及相应的资格
证书证明资料。提供承诺函格式自拟。
4、本项目为单价包干方式，中标金额不能作为总价包干依据，最终结算价以实际数量为准。供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的设备、材料以及财务、筹备期对接及前期驻场费用、执行服务类的人员费用、管理（服务）费用、活动相关物料设计费用、税费等所有与该项目有关的费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由供应商负责，采购人不再支付任何费用。其他未尽事宜具体以采购合同为准。
5、本项目为长沙经开区力都展览2023长沙国际工程机械展览会会务服务项目，分为一标段和二标段，总预算金额为1573600.00元，一标段采购内容为会务接待板块，预算金额为1093600.00元，二标段采购内容为会务活动和综合资源，预算金额为480000.00元。供应商可以同时参与本项目两个标段的投标，但只能中一个标段。若同一供应商在两个标段同时排名第一，则为一标段成交供应商，且二标段由二标段排名第二的成交候选人中标。
6、供应商在投标期间，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负，服务期间如果发生意外，所有经济及法律责任由成交人自负。
对于上述项目要求，供应商应在响应文件中进行回应，作出承诺及说明。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。
